Integritetspolicy - Galatea

Här presenteras information kring hur vi hanterar dina personuppgifter om du är kund hos oss eller på annat sätt kommer i kontakt med oss. Vi värdesätter dig som kund och din personliga integritet, därför behandlar vi dina uppgifter i enlighet med de dataskyddslagstiftningar som finns.

Vår koncern består av ett flertal bolag som samlas under Galatea AB. Denna information rör hur personuppgifter hanteras i:

• Galatea AB, 556504-0606
• Domaine Wines Sweden AB, 556552-3098
• Sundance Wines AB, 556717-6853
• Galatea Beverages Oy, 2126295-8
• Still Sparkling Solutions AB, 556579-0960
• KGA Logistik AB, 556673-3282
• Brygghuset i Sigtuna AB, 556690-0816
• Galatea Beverages AS, 925 704 164

När vi skriver Galatea, ”vi”, ”vår”, ”oss” eller liknande i den här informationstexten så är det ovan koncern som avses. Vart och ett av bolagen är personuppgiftsansvariga för den behandling som görs inom bolagen men det finns ett gemensamt personuppgiftsansvar i koncernen då vissa behandlingar genomförs gemensamt av koncernbolagen.

Om du har frågor om den gemensamma behandlingen eller om du vill utöva dina rättigheter, kan du alltid kontakta det bolag du har en kundrelation med eller som du på annat sätt kommit i kontakt med. Du kan också alltid kontakta oss på dataskydd@galatea.se.

Viktiga begrepp

En personuppgift är en upplysning som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk levande person. Exempel på personuppgifter är namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Under vissa omständigheter kan även uppgifter om IP-nummer och ditt användarbeteende vid nyttjande av våra tjänster utgöra personuppgifter. 

Med behandling av personuppgifter menas all hantering av personuppgifter, exempelvis insamling, registrering, organisering och lagring.

Personuppgiftsansvarig är den som ensam eller tillsammans med annan bestämmer ändamål och medel för behandlingen av personuppgifterna och som ytterst ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning.

Rättslig grund för behandling är olika grunder som berättigar oss att hantera dina uppgifter. Exempel på rättslig grund kan vara avtal, berättigat intresse, samtycke eller rättslig förpliktelse. Avtal som grund baseras på att vi behöver uppgifterna för att kunna ingå avtal med dig. När vi använder oss av berättigat intresse har vi gjort en bedömning om att vår behandling av dina personuppgifter gynnar så väl dig som oss, men utan att det krävs för att uppfylla avtalet. Vid en behandling som har berättigat intresse som grund har du rätt att invända mot vår behandling, till exempel genom att göra egna inställningar på våra webbplatser och i appar. Baserar vi vår behandling på samtycke kan du när du vill återkalla ditt samtycke och då upphör vi med behandlingen. I de fall vi behandlar uppgifter baserat på en rättslig förpliktelse är det lagar och föreskrifter som avgör hur länge vi behandlar dina personuppgifter.

Vad behandlar vi för personuppgifter?

Om du kommunicerar med oss på sociala medier

Vi är aktiva på sociala medier. Om du väljer att publicera innehåll, exempelvis ett inlägg eller en kommentar, på någon av våra publika sidor behandlar vi de personuppgifter som du publicerar. Förutom att dina personuppgifter lagras i den tjänst där du publicerat dem behandlar vi dem även genom att läsa, eventuellt besvara och radera dem. Du kan när som helst själv radera det du publicerat.

Kom ihåg att du genom att publicera innehåll på en av våra publika sidor även lämnar de uppgifter du publicerar till leverantören av den sociala tjänsten. Vi har ingen kontroll över vad dessa leverantörer gör med dina uppgifter, utan det regleras helt av deras egna villkor för respektive tjänst.

Rättslig grund: Berättigat intresse, vi gör detta med stöd av vårt berättigade intresse av att marknadsföra oss och kommunicera med de personer som tar kontakt med oss för att ställa frågor eller föra diskussioner.

Lagringstid: Tills du raderar din interaktion med oss.

Om du skickar mejl till oss eller fyller i ett kontaktformulär på hemsidan

Inkommande mejl innehåller i regel personuppgifter. Om du skickar mejl till någon av oss kommer vi att behandla dina personuppgifter genom att läsa, lagra och hantera ditt meddelande samt genom att i förekommande fall föra det vidare till rätt mottagare inom vår verksamhet. De personuppgifter som behandlas av oss i detta syfte är desamma som de du anger i ditt meddelande. Vanliga exempel på personuppgifter som inkommer till oss på detta sätt är namn, e-postadress, telefonnummer och befattning.

Fundera en extra gång innan du nämner någon annan person i ett e-postmeddelande till oss. Även sådana personuppgifter behandlas med stöd av berättigat intresse, men det kan vara svårt eller till och med omöjligt för oss att informera individen om att dennes personuppgifter behandlas i detta fall. Ta hand om dina medmänniskor och nämn endast andra personer än dig själv om du anser att det är nödvändigt.

Rättslig grund: Berättigat intresse. Den lagliga grunden för denna behandling är vårt berättigade intresse av att e-postmeddelandet hanteras och besvaras.

Lagringstid: Hur länge vi sparar ditt meddelande beror på vilken typ av ärende det rör sig till. Om ärendet exempelvis hör till en befintlig kundrelation kan vi komma att spara det under den tid som kundrelationen består samt en tid därefter (för att kunna tillvarata våra rättigheter enligt lag).

Om du registrerat dig för vårt nyhetsbrev

När vi skickar ut nyhetsbrev eller vininformation via e-post och sms behandlar vi din mejladress och/eller telefonnummer samt uppgift om att du är ”över 25 år”.

Rättslig grund: Samtycke. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av det samtycke du lämnade i samband med att du registrerade dig för nyhetsbrevet. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke, genom att kontakta oss eller klicka på avprenumerera i ett av de utskickade nyhetsbreven från oss.

Berättigat intresse. Om du är befintlig kund hos oss, eller om vi lagt in dig i utskickslistan för att vi bedömer det sannolikt att du har ett intresse av innehållet, skickar vi i stället nyhetsbrev till dig med stöd av berättigat intresse.

Lagringstid: Vi kommer att behandla dina personuppgifter tills du drar tillbaka ditt samtycke eller invänder mot behandlingen genom att avregistrera dig från nyhetsbrevet.

Om du är en befintlig eller potentiell kund

Precis som de flesta andra företag ägnar vi oss åt försäljning till såväl befintliga som potentiella kunder. Detta innebär att vi kan komma att behandla personuppgifter om kontaktpersoner inom olika organisationer som är av intresse för oss, och ta kontakt exempelvis via mejl, webb eller sociala medier. De personuppgifter vi behandlar för det syftet är vanligen namn, telefonnummer och mejladress.  

Rättslig grund: Berättigat intresse. Hanteringen motiveras av vårt berättigade intresse av att marknadsföra vår verksamhet, hitta nya samarbetsmöjligheter eller kunder och vårda våra nuvarande kunder.

Lagringstid: Vi kommer behandla dina personuppgifter i två år från vår senaste interaktion med dig eller tills du invänder mot behandlingen genom att höra av dig till oss och meddela att du inte längre vill att vi behandlar dina uppgifter i det här syftet.

Om du eller din organisation är kund hos oss behandlar vi även dina kontaktuppgifter för att kunna fullgöra våra skyldigheter enligt avtalet och bedriva kundvård. Detta kan inkludera att svara på frågor kopplade till avtalet, lägga upp användare i vårt supportsystem, dokumentera våra överenskommelser och utfört arbete, fakturera för våra produkter och bjuda in till event som anordnas av oss eller av den koncern vi är en del av.

Rättslig grund: Avtal om du personligen är kund och berättigat intresse om du är kontaktperson för ett bolag som är kund.

Lagringstid: I upp till åtta år efter den senaste affären för att efterleva bokföringslagens krav på bevarande.

Vi vill leverera relevanta produkter och tjänster, därför använder vi dina kontaktuppgifter för att skicka enkäter, marknadsundersökningar och annat material i syfte att ge dig möjlighet att påverka våra erbjudanden. 

Rättslig grund: Berättigat intresse. Hanteringen motiveras av vårt berättigade intresse av att erbjuda dig relevanta produkter och tjänster.

Lagringstid: Vi kommer behandla dina personuppgifter i två år från vår senaste interaktion med dig eller tills du invänder mot behandlingen genom att höra av dig till oss och meddela att du inte längre vill att vi behandlar dina uppgifter i det här syftet.

Vi vill ge dig relevanta erbjudanden och information och analyserar därför dina personuppgifter för att vi ska lära känna dig bättre som kund.  Vi kan t.ex. analysera demografiska uppgifter, kontaktuppgifter och köpinformation.

Rättslig grund: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra kundanalyser för ökad kundinsikt.

Lagringstid: Vi kommer behandla dina personuppgifter i två år från vår senaste interaktion med dig eller tills du invänder mot behandlingen genom att höra av dig till oss och meddela att du inte längre vill att vi behandlar dina uppgifter i det här syftet.

Om du är en befintlig eller potentiell leverantör

När vi köper in varor eller tjänster behandlar vi personuppgifter om kontaktpersoner hos de organisationer som vi är kund hos för att kunna fullgöra våra skyldigheter enligt avtalet. De personuppgifter vi behandlar för det syftet är vanligen namn, telefonnummer och mejladress samt vilken organisation personen tillhör. 

Rättslig grund: Berättigat intresse. Hanteringen motiveras av vårt berättigade intresse av att kunna kontakta dig och fullgöra vår del av avtalet gentemot din arbetsgivare.

Rättslig förpliktelse. T.ex. bokförings- och redovisningskrav.

Lagringstid: I upp till åtta år efter den senaste affären för att efterleva bokföringslagens krav på bevarande.

När vi har kontakt med potentiella leverantörer behandlar vi personuppgifter om kontaktpersoner hos de organisationer som vi är potentiell kund till. De personuppgifter vi behandlar för det syftet är vanligen namn, telefonnummer och mejladress samt vilken organisation personen tillhör.  

Rättslig grund: Berättigat intresse. Hanteringen motiveras av vårt berättigade intresse av skapa kontakt med nya leverantörer.

Lagringstid: Vi kommer behandla dina personuppgifter i två år från vår senaste interaktion med dig eller tills du invänder mot behandlingen genom att höra av dig till oss och meddela att du inte längre vill att vi behandlar dina uppgifter i det här syftet.

Om du deltar i våra event eller tävlingar

Vi anordnar ibland event, tävlingar och utbildningar m.m. Om du anmäler dig till eller deltar i något av våra arrangemang behandlar vi din kontaktinformation, organisationsnummer eller personnummer samt eventuellt betalningsinformation.

Rättslig grund: Berättigat intresse. Behandlingen utförs med stöd vårt berättigade intresse av att kunna genomföra arrangemang och följa upp och utvärdera ditt deltagande. 

Lagringstid: Vi raderar uppgifterna när tävlingen är avslutad och prisutdelning skett.

Om du använder våra tjänster

Om du använder våra tjänster, t.ex. handlar hos oss eller prenumererar på vårt nyhetsbrev, använder vi dina personuppgifter för att testa och förbättra de system som tillhandahåller våra tjänster. Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter för att förhindra missbruk eller olämplig användning av tjänsterna.

Rättslig grund: Berättigat intresse. Behandlingen utförs med stöd vårt berättigade intresse av att ge dig bästa möjliga tjänster samt vårt intresse av att våra tjänster inte utnyttjas.

Lagringstid:  Vi kommer behandla dina personuppgifter i två år från vår senaste interaktion med dig eller tills du invänder mot behandlingen genom att höra av dig till oss och meddela att du inte längre vill att vi behandlar dina uppgifter i det här syftet.

Om du söker jobb hos oss

För att vi ska kunna hantera din ansökan, avgöra om du är en lämplig kandidat och ta kontakt med dig för eventuella frågor eller bokning av intervju behöver vi behandla dina personuppgifter. Vilka uppgifter vi behandlar beror på vad du skickar in till oss, men i regel handlar det om namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer samt uppgifter om meriter och annat innehåll i CV och/eller personligt brev.

Om du vill dra tillbaka din ansökan kan du göra det genom att kontakta oss via den kanal du skickade din ansökan, alternativt kontakta oss på dataskydd@galatea.se. Om du gör det kommer vi att radera alla dina personuppgifter och avsluta ditt rekryteringsärende, såvida vi inte har en skyldighet att spara alla eller några av uppgifterna enligt lag.

Rättslig grund: Berättigat intresse. Behandlingen utförs med stöd vårt berättigade intresse av att kunna hantera din ansökan. Samtycke. I vissa fall kan vi komma att fråga dig som inte erbjuds anställning om vi får spara dina kontaktuppgifter och meriter för framtida rekryteringar eller för anordnande av event och liknande i framtiden. Om du samtycker till detta har du alltid rätt att dra tillbaka samtycket när du vill genom att kontakta oss.

Lagringstid: Om du nekas anställning sparas dina ansökningshandlingar i två år för att vi ska kunna efterleva krav i diskrimineringslagen. Om vi däremot väljer att inte gå vidare med en spontanansökan du skickat in för att vi inte behöver anställa för tillfället, sparas dina handlingar i ett år såvida du inte begär att de ska raderas innan dess. Även om du anställs kommer dina meriter att sparas i två år, medan andra nödvändiga uppgifter såsom namn, personnummer och kontaktuppgifter sparas under hela anställningen och viss tid därefter.

 
Vi kan även komma att samla in personuppgifter till referenser som lämnats av arbetssökande i syfte att utreda den sökandes lämplighet för positionen ifråga. Referenspersoner kommer att informeras om behandlingen av deras personuppgifter vid första kontakten. Referenspersoners uppgifter sparas i max två år om den sökande ej anställs för att vi ska kunna efterleva krav i diskrimineringslagen.

Cookies

Vi använder cookies för olika syften på vår webbplats, och ibland innehåller dessa cookies personuppgifter. Uppgifter som behandlas med hjälp av cookies kan exempelvis vara hela eller delar av IP-adressen, information om enheten eller besöksstatistik. Med undantag för cookies som är nödvändiga för att webbplatsen ska fungera använder vi inte cookies om du inte ger oss ditt samtycke. Läs mer i vår Cookiepolicy.

Vilka som tar del av data

Om dina personuppgifter behandlas för något av ändamålen som nämns i denna integritetspolicy kan uppgifterna komma att delas med våra leverantörer och/eller samarbetspartners om det behövs för att uppnå syftet med behandlingen. Vi har tecknat särskilda avtal med dessa parter för att säkerställa att de bara behandlar personuppgifterna på det sätt vi instruerar.

Var din data lagras

De uppgifter vi samlar in lagras inom EU/EES, men kan även överföras och bearbetas i land utanför EU/EES. All sådan överföring av personuppgifter sker i enlighet med gällande lagstiftning.

Dina rättigheter

Du som registrerad har enligt dataskyddsförordningen en del rättigheter. Nedan beskrivs dessa rättigheter samt hur  Galatea arbetar för att uppfylla dessa rättigheter.

Rätt till tillgång (”registerutdrag”)

Du har rätt att kontakta oss för att få information om ifall vi hanterar dina personuppgifter och i så fall få tillgång till uppgifterna och information om hur vi använder dem. Du har även rätt att begära en kopia av personuppgifterna. Den första kopian du begär är gratis, men för ytterligare kopior kan en avgift komma att tas ut. Lämnar du din begäran i elektroniskt format, kommer du även om möjligt att få utdraget och informationen i elektroniskt format. Om du inte begär ett visst elektroniskt format kommer utdraget att tillhandahållas i ett format som är allmänt använt, exempelvis PDF-filer.

Om utlämnandet till dig skulle medföra nackdelar för andra individer kan det hända att vi nekar utlämnandet av vissa personuppgifter. Rätten till tillgång innebär inte heller att du alltid har rätt att få ut själva handlingen där dina personuppgifter förekommer.

Rätt till rättelse

Du har rätt till att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade. Om det är lämpligt med hänsyn till ändamålet med vår behandling har du även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter, exempelvis genom att inge ett kompletterande utlåtande.

Rätt till begränsning

En begränsning av behandling innebär att personuppgifterna endast får användas och hanteras på vissa begränsade sätt, till exempel så att vi enbart får lagra dem och inte använda dem på något annat sätt under den tid som begränsningen gäller. Annan användning får då endast ske med ditt samtycke, för att skydda någon annans rättigheter eller för ett viktigt allmänintresse.

Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter i fyra olika situationer:

• Om du bestrider personuppgifternas korrekthet, har du rätt att begära begränsning under tiden som vi kontrollerar om personuppgifter är korrekta.

• Är behandlingen olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas, kan du i stället begära att dess användning ska begränsas.

• Om vi inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen, men du behöver personuppgifterna för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

• Om du invänder mot behandlingen av dina personuppgifter har du rätt att begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas under tiden som vi gör en avvägning mellan dina och våra intressen.

•  Om du får dina personuppgifter begränsade, är vi skyldiga att meddela dig innan begränsningen upphör.

Rätt till radering

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter. I följande fall är vi skyldiga att utan dröjsmål radera dina personuppgifter:

• Om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlats in

• Om du återkallat det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, exempelvis om du lämnat ditt samtycke till publicering av ett foto men sedan ångrar dig och återkallar ditt samtycke.

• Om behandlingen sker för direkt marknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas för det syftet, exempelvis om du inte längre vill ha ett nyhetsbrev från oss.

• Om du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen.

• Om personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt, exempelvis om personuppgifterna inte behandlats i enlighet med dataskyddsförordningen.

• Om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse.

Observera att vi i vissa situationer inte kommer kunna tillmötesgå din begäran att bli raderad. Vi kan neka din begäran helt eller delvis om vår behandling är nödvändig av något av följande skäl:

• för att tillgodose andra viktiga rättigheter, såsom rätten till yttrande- och informationsfrihet

• för att uppfylla en rättslig förpliktelse

• för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning

• för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk

• för arkivändamål av allmänt intresse eller av vetenskapliga, historiska eller statistiska ändamål

• av skäl som rör ett allmänt viktigt intresse på folkhälsoområdet.

Rätt till skadestånd

Om du har lidit skada på grund av att dina personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen har du rätt att begära skadestånd.

Rätten att inge klagomål till IMY

Om du anser att vår behandling är olaglig eller inte utförs på ett korrekt sätt har du rätt att inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

Rätt att invända

Behandling som utförs med stöd av ett berättigat intresse eller ett allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning har du alltid rätt att invända mot enligt dataskyddsförordningen. Då kommer vi att göra en intresseavvägning utifrån din specifika situation för att bedöma om det fortfarande är berättigat att behandla dina personuppgifter för det angivna syftet.

Du har även rätt att invända mot behandling som utförs för direktmarknadsföringsändamål. Om du gör det kommer vi att sluta utföra behandlingen utan att först utföra någon intresseavvägning.

Rätt att ta tillbaka samtycke

Vad gäller behandling som utförs med stöd av ett samtycke kan du alltid ta tillbaka ditt samtycke när som helst, och då ska personuppgifterna upphöra att behandlas. Behandling som utfördes innan samtycket togs tillbaka ses dock fortfarande som laglig.

Rätt att flytta dina personuppgifter (”dataportabilitet”)

Automatiserad behandling (t.ex. i ett IT-system) som utförs med stöd av samtycke eller avtal där personuppgifterna samlats in direkt från dig omfattas av rätten till dataportabilitet, vilken innebär att du har en rätt att begära ut dina personuppgifter i ett format som är strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart och, om det är tekniskt möjligt, få dessa personuppgifter överförda direkt till en annan part.

Allmänt

Om din begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, till exempel om du vid upprepade tillfällen begär samma sak, kan vi komma att ta ut en avgift eller neka din begäran.

Du kan läsa mer om dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndigheten webbplats: www.imy.se/privatperson/dataskydd/dina-rattigheter/.

Kontakt

Personuppgiftsansvarig för alla ovanstående behandlingar är Galatea AB, org.nr. 556504-0606, Galatea AB Box 30049, 104 25 Stockholm.

Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter eller vill utöva någon av dina rättigheter, hör av dig till dataskydd@galatea.se.